VFM Facility Experts heeft zichzelf altijd al gezien als een organisatie die rekening houdt met de drie P’s (People, Planet en Profit). Vanaf 2014 kwam de wens om de MVO-activiteiten meer zichtbaar te maken. Zowel voor de eigen organisatie als voor andere belanghebbenden. VFM heeft gekozen om het model van ‘De MVO-Wijzer’ hiervoor te gebruiken. In een interview vertellen Martine de Kok, managing consultant Performance en Alex de Groot, consultant Projects & Consultancy, over hun ervaringen tot nu toe.

Om met hun MVO-traject te starten is medio 2014 een nulmeting uitgevoerd op basis van zowel normen van de MVO Prestatieladder als de normen van De MVO-Wijzer. VFM heeft gekozen voor de methodiek van De MVO-Wijzer omdat deze beter aansloot bij de organisatie. Deze methodiek is laagdrempeliger en pragmatischer van opzet, wat aansluit bij de werkmethodiek van VFM. Daar waar de Prestatieladder de focus meer heeft op het kwaliteitsmanagementsysteem en er een explicietere link met ISO 9001 is, heeft De MVO-Wijzer dit veel minder. Het heeft VFM in staat gesteld de focus ook echt op MVO te houden.

Geen kwaliteitsmanagementsysteem

Vanuit de nulmeting is vervolgens een plan van aanpak geschreven. Om de interne bewustwording te verhogen, is de organisatie vervolgens zelf aan de slag gegaan. Een extern adviseur heeft meegekeken en als klankbord gefungeerd. De MVO-thema’s als ‘gedragscode’, ‘klantenbeleid’, ‘omgevingsbeleid’ en ‘ketenbeleid’ waren al goed geborgd. Hier en daar een puntje op de i was voldoende. Meer aandacht was er nodig voor bijvoorbeeld het aantoonbaar borgen van compliance en het werken conform een kwaliteitsmanagementsysteem. Beide onderwerpen vallen onder het MVO-thema ‘goed bestuur’.

VFM heeft er nadrukkelijk voor gekozen om zich niet te laten certificeren voor een kwaliteitsmanagementsysteem. Wél willen ze werken alsof ze een systeem hebben. Martine vertelt dat hun werkprocessen sterk projectmatig ingericht zijn en helemaal worden afgestemd op de wensen van de klant. De klantwensen staan dus centraal en niet de vastgestelde processen. Uit de feedback van de klanten blijkt dat ze hier meer dan tevreden over zijn. VFM kan rekenen op een trouwe groep klanten die haar maatwerk en flexibiliteit waardeert.

Resultaten MVO-Zelfevaluatie VFM 2015

Stip aan de horizon

Een ander aandachtspunt was het aantoonbaar maken van de beleidscyclus (waar MVO-beleid een onderdeel van is) en stakeholdermanagement. Iedereen kon (en kan) vertellen wat de stip aan de horizon is en welke belanghebbenden hierbij betrokken zijn. Het was alleen onvoldoende aantoonbaar en geborgd.

Alex en Martine hebben tal van voorbeelden van de afgelopen jaren waarin ze MVO hebben meegenomen in de besluitvorming. Er wordt gekeken naar de mate van ‘recyclebaarheid’ van laptops. En of auto’s vervangen kunnen worden door ‘mobiliteitskaarten’ in het kader van de milieubelasting. De nieuwe dienstfiets is inmiddels aangeschaft omdat dat in de binnenstad van Utrecht toch praktischer is.

VFM zoekt nadrukkelijk de samenwerking en verbinding met haar ketenpartners op. Meerdere keren per jaar organiseert VFM events met een nadruk op Social Return. Tevens is VFM via haar rol als inkoopexpert vaak in de gelegenheid om een organisatie gedurende het inkoopproces te helpen bij een juiste formulering van MVO-doelstellingen in de voorhanden zijnde aanbesteding.

Dit jaar zullen medewerkers op vrijwillige basis taalcursussen geven aan Utrechtenaren die minder taalvaardig zijn. Ook goed werkgeverschap staat hoog in het vaandel. Alex heeft een half jaar een ‘sabbatical’ kunnen nemen om andere persoonlijke wensen te verwezenlijken. VFM stimuleert haar medewerkers het beste in henzelf naar boven te halen.

Kers op de taart

Naast de verhoogde bewustwording is het behalen van het MVO-Certificaat, in december 2015, een kers op de taart. Het Nederlands Certificatie Instituut (NCI) heeft de MVO-audit uitgevoerd. Martine: ‘Het waren twee spannende dagen maar we kregen hele mooie feedback van de auditor. De auditor voelde zich gastvrij ontvangen en merkte dat VFM MVO echt op de kaart heeft staan en doorleeft heeft. Zijn interesse gaat uit naar onze doorontwikkeling in het komende jaar.

De grootste uitdaging komt eigenlijk hierna, zegt Martine. Want hoe houden we de aandacht op MVO? Hiervoor heeft VFM een kennisteam MVO opgestart. Hierin zitten medewerkers van verschillende afdelingen. Zij houden MVO-ontwikkelingen bij en kijken waar mogelijkheden voor VFM liggen. Ook wordt er periodiek in de centrale overleggen vanuit het kennisteam teruggekoppeld aan de organisatie.

Voor MKB’ers die willen starten met hun MVO-traject hebben Martine en Alex nog een tip: ’Laat je niet uit het veld slaan. Tijdens een nulmeting blijkt dat je toch al meer MVO bent dan dat je wellicht denkt!